QMS

Дотримання стандартів якості — однозначно не проста задача, навіть якщо комплаенс офіцеру надається достатньо ресурсів та часу для побудови системи управління ризиками.

На жаль, сьогоднішній складний бізнес-клімат дещо через політику та конкуренція тільки посилили вимоги до якості вцілому, багато стандартів, котрі стосуються сфери ІТ включно, змінилися на більш жорсткіші.

Хороша новина полягає в тому, що успішне й ефективне управління якістю організації цілком можливе при озброєнні вірними знаннями і правильними інструментами.

Нижче наведено 10 кроків, які допоможуть досягти відповідності стандартам якості:

  1. Працюйте з вимогами. Вимоги та документація це фундамент до початку робіт над проектуванням й розробкою програмного продукту. Тому важливо відразу визначити, для кожного бізнес-процесу, що дійсно необхідно досягти (конкретні результати та цілі), іншими словами потрібно досягти чіткості у процесах. Окрім звичного тестування вимог, не забувайте зосередитися на комплексному понятті Забезпечення Якості (Quality Assurance), щоб підвищити рівень задоволеності клієнтів.
  2. Не ускладнюйте нічого. Окреслюйте вимоги та бізнес-процеси якомога простіше. Критично оцінюйте їх. Без жалю видаляйте усе непотрібне, об’єднуйте кроки та твердження, зводьте до мінімуму кількість пунктів та підпунктів, проте зосереджуйте увагу в них на тому, що процес намагається досягти. Це включає мінімізацію кількості кроків, необхідних для успішного завершення цільового процесу.
  3. Все документуйте. Так, слід документувати усі кроки та процеси, усі рев’ю та зміни зацікавлених сторін розглянутих та затверджених на кожному етапі. Водночас потрібно старатися коротко все головне зосередити на одній сторінці. Щоб легко можна було звернутися до письмового документа, а не намагатися запам’ятати те, що було узгоджено словесно і довго не шукати очима головне по паперах.
     

    Для  написання вдалої документації, її переписування для натхнення рекомендуємо 2 гарні посилання:

    Вдалий переклад іноземної статті, Пишемо технічну документацію, інструкція для непрофесіоналів

    Блог Максима Илляхова рос. різноманітні поради щодо написання зрозумілих текстів

  4. Перевіряйте на чіткість і розуміння. Переконайтеся, що усі Ваші директиви у Системі менеджменту якості (QMS) є зрозумілими усім учасникам процесу. Це ключ до досягнення якісних результатів. Якщо процес задокументовано, очікування встановлені, і всі зацікавлені сторони домовились про зміст, залишилося перевірити лише цей крок. Саме на цьому етапі розробки ПЗ чіткі, детальні робочі meet -інги та тренінги будуть найголовнішими для успіху!
  5. Визначте основні показники ефективності (KPI). Критично оцініть, потрібні вхідні дані та очікувані результати. Знову ж таки документуйте, щоб згодом у перспективі можна було визначити, як вплинула Ваша розроблена / впроваджена Система менеджменту якості (QMS) на загальний результат.
  6. Вимірюйте результати. Послідовно вимірюйте KPI для кожного бізнес-процесу. Розуміння результативності своєчасно дозволяє зробити виправлення. А це, в кінцевому підсумку, призводить до оптимізації.
  7. Підзвітність. Тримайте овнерів у курсі справ. Власник процесу буде набагато більш мотивований у подальшій співпраці з Вашою компанією, якщо буде бачити що його капіталовкладення компенсуються успішною роботою його бізнесу.
  8. Спочатку спрощуйте свою роботу, а потім автоматизовуйте. Складність, як правило, призводить до помилок. Тому, перш ніж автоматизувати процес, обов’язково спростіть. Автоматизовуйте великі об’єми інформації отримані від складних бізнес-процесів за допомогою програмного забезпечення та інших відповідних допоміжних інструментів. Рентабельність, як правило, висока спостерігається навіть при застосуванні платних і доволі дорогих інструментів.
  9. Використовуйте команду. Жоден процес та дія не залежить від 1 людини. Поширюйте результати своєї роботи серед команди, їм потрібно розуміти чим Ви займаєтеся, щоб не зустріти спротиву з їх сторони. Більше зацікавлених у якісному комплаенсі пришвидшить його запровадження.
  10. Зверніть увагу на альтернативні можливості оптимізації. Слідкуйте за тенденціями та оновленнями. Розробляйте Систему менеджменту якості таким чином, щоб Ви легко могли вносити зміни, якщо ті самі зміни виникли у застосованих Вами стандартах якості. Постійне вдосконалення процесів призводить до оптимізації у самій організації. Ознайомлення з уроками, отриманими від досвідчених членів команди або інших організацій, є критичним для мінімізації невдач.

Підсумок:

Більшість пасток у роботі комплаєнс офіцера не є новими. Слідуйте нашим простим порадам. Остерігайтеся підводних каменів. Будьте уважними, чесними з овнерами. Здійснюйте регулярний моніторинг фактичної ефективності, даний захід гарантуватиме отримання максимуму від інвестицій. Будьте готовими багато разів пояснювати ті самі, подекуди очевидні речі, овнерам, топ-менеджменту та членам Вашої команди за їх проханням.

Related posts

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Цей сайт використовує Akismet для зменшення спаму. Дізнайтеся, як обробляються ваші дані коментарів.