Боронь Боже !!! Ми не пропонуємо еталонної срібної пулі. У цьому дописі ми постараємося дати чіткі вказівки, які потрібно буде забезпечити щоб ефективно управляти знаннями і будувати надійну Knowledge Management System на рівні компанії. Відштовхуємося від ілюстрації Джерела: O’Dell, and grayson (1998). Подивіться, як триває цикл знань? За цією системою складно пропустити важливе.

Steps in the knowledge transfer process in a knowledge transfer-enabling environment.

Отже,

Крок 1: Ідентифікувати та накопичувати знання

Все починається з рішення накопичувати знання і їх документування. Повинна бути мета для чого це потрібно. А це є частиною корпоративної культури компанії. Культури, яка визначає пріоритетність обміну знаннями. Фабрика ідей. Середовище, котре заохочуватиме прагнення до знань і інновації.

Щоби створити сильну культуру формування знань, необхідно:

  • Заохочувати співпрацю та командну роботу
  • Мотивувати ділитися інформацією
  • Обговорювати командою робочі моменти та шукати найкращі спільні рішення
  • Документувати усі ідеї та рішення
  • Розвивати лояльність колективу
  • Дізнаватися і реагувати на відгуки працівників і клієнтів
  • Розвивати напрями менторства й викладання
  • Проводити навчання та розвиток персоналу
  • Запрошувати сторонніх осіб експертів, оскільки вони теж можуть бути джерелом незалежної інформації.

Так, слід визначати ключових власників знань у компанії. Заохочувати їх ділитися знаннями, теж позиціонувати їх експертами у своїй галузі. Незалежно, де вони зверху чи знизу ієрархічної, організаційної драбини.

Потрібно делегувати їм можливість ділитися знаннями, які вони мають, надавати їм слово під час мітингів.

Узагалі кожен повинен мати можливість поділитися своїми ідеями, вкладом та досвідом.

Крок 2: Зберігання знань

Суть створення сучасної інфраструктури Бази Знань, яка однаково допоможе керувати мовчазними й явними знаннями, які формуються у компанії і відповідатиме завданням бізнесу. Не просто наявність розрізнених файлів чи папок на Google Диску.

Дані повинні бути систематизовані, доступ до них бути легким, а обмін знаннями швидким і простим, кожному з команди хто потребує. Відповідно означає меншу затримку зміни інформації, кращу організацію та величезне підвищення ефективності роботи.

Система повинна включати:

  • Звіти
  • Візуальні відео та відео
  • Бібліотеки документів
  • Портали знань
  • CRM-системиБагато хто, хто не має можливості одразу вкласти значну суму коштів у свою Knowledge Management System застосовує можливості сучасних,  доступних, популярних інструментів для обміну інформацією із історією записів, ті ж самі Trello, Slack, WorkSpace Facebook, Skype. Crm — Zoho, Hubspot, Bitrix. Більш детальніше приклади ми розглядамиу дописі:

    Knowledge Management & Knowledge Transferring For CEO, QA, BA, PM

Крок 3: Передавайте та діліться знаннями правильно

Тепер, коли Ви маєте упорядковані знання та маєте систему для їх збору, настав час розповсюдити цю інформацію користувачам та / або відділам Вашої компанії.

Прохання: застосовувати знання. Не дозволяйте бізнесу спати на наявних знаннях. Насправді гарна ідея це коли вона вводиться в дію і працює. Заохочуйте членів Вашої команди так само, як бути інноваційними, так і діяти, проявляти ініціативу, брати на себе відповідальність за можливі ризики.

Процес переходу знань стає більш ефективним коли використовувати правильну технологію.

До основних компонентів відносяться:

  • Чітко окреслений документ (процедура) про те, як слід ділитися знаннями у ІТ компанії.
  • Перелік комунікаційних засобів (як Slack, Jira), що полегшують співпрацю та спілкування.
  • Відповідальна особа чи особи, які розповсюджуватимуть знання у відповідному відділі (ах).
  • Делегування прав доступу до потрібної інформації.
  • Подальше підтвердження того, що інформація була доставлена ​​правильним людям правильним чином у потрібний час.

Як виглядатиме цей процес у Вас, залежить від різних факторів – від розмірів команд, від структури команд (локальні, віддалені), бюджету доступного на інструменти комунікації.

Крок 4: Знання на практиці і вимірювання результатів

Наступним кроком буде застосування знань та вимірювання результатів від цього.

Для кожної організації існує свій план дій досягнення бажаного результату.

Тим не менш 100% варто встановити цілі для орієнтирів. Контролюва прогрес досягнення цілей. Коли це необхідно коригуйте цілі або показники.

Для оцінки успіху можна використовувати інструменти управління знаннями за кількома ключовими показниками ефективності (KPI).

Інструменти майже усіх CRM -ок дають можливість відстежувати хід виконання завдань, встановлювати орієнтири та оцінювати хід успішності. Сьогодні CRM найкращий спосіб дізнатися як виконуються завдання, які знання корисні і які окуповуються.

Незалежно від того, результати хороші чи погані, їх слід фіксувати і повідомляти відповідальним людям. Комунікувати, доносити результати команді. 

Крок 5: Стандартизація знань

Припустимо, Ви виявите, що нова ідея, технологія або рішення ефективні. Тому чому б не застосувати її до інших областей у компанії. З іншого боку якщо десь результати виявляться незадовільними, це буде рушієм пошуку ще більш інноваційних рішень.

Якщо вже мова зайшла за стандарти, то пропонуємо ознайомитися із стандартом Російська версія. Англійська версія.

Труднощі запровадження knowledge management system

Як завше однією з найбільших перешкод при впровадженні чогось нового це залучення працівників до прийняття змін, подолання їх супротиву. Вони можуть побоюватися, що нова система займе занадто багато їхнього часу, або що обмін їхніми знаннями зменшить цінність, яку вони надають, і поставить під загрозу їх роботу. Або вони просто не хочуть використовувати ще один новий інструмент або процес у своїй буденній роботі.

Метою Knowledge Management має бути не просто досягнення позитивних результатів бізнесу, нововведення паовинні бути позитивними і для співробітників. Коли працівники розуміють переваги, шанси на успішне впровадження Knowledge Management Systems значно вищі.

Рекомендуємо вводити систему управління знаннями не надто інтенсивно, будувати таким чином її, щоб органічно вписувалася в існуючі налагоджені робочі процеси Вашої компанії.

Related posts

Leave a Comment

Цей сайт використовує Akismet для зменшення спаму. Дізнайтеся, як обробляються ваші дані коментарів.