Як ефективно керувати, правильно делегувати частину своїх обов’язків з MIN ризиками

Ефективність керівництва оцінюється не лише за особистою роботою керівника, але й за спільними результатами усіх членів його команди. Якщо керівник (менеджер) відповідає лише за невелику кількість працівників, з неймовірними зусиллями, йому можливо вдасться реалізувати обсяг робіт усієї команди. Однак, коли ІТ компанія зростає, є таке модне слово масштабується, і керівник координує вже досить значну кількість людей і завдань — гарувати за всіх… Ух, ще той квест!

Саме тому, поняття Менеджмент як таке неможливе без механізму делегування повноважень.

Суть процесу делегування виглядає наступним чином — менеджер розробляє стратегіюпередає більш рутинну роботу й владу прийняття рішень менш важливих питань підлеглим, які мають необхідні знання, досвід та зацікавленість виконати делеговані їм обов’язки → за собою менеджер зберігає загальне управління контроль і відповідальність за кінцевий результат, якщо щось піде не так.

Делегування обов’язків є одним із найважливіших умінь ТОП менеджера управлінця. Погодьтеся керівник який не вміє делегувати обов’язки — не менеджер, а робітник від слова робити !!! Це явна поширена проблема. У більшості випадків менеджери не делегують. Чому??? Думаєте, для того щоб керувати потрібна харизма? Не всі можуть керувати? Або навпаки вважаєте будь хто зможе?

Звісно, сьогодні є великий вибір тренінгів, семінарів, івентів, де без проблем можна навчитися і цього. Головне щире бажання і розуміння для чого потрібне навчання менеджменту. Ну, й викорінити ось такенькі перелічені реп’яшки із голови:

Перевірте, чи знайома Вам котрась із цих думок?

“Ніхто цього краще не зробить за тебе. Треба робити самому”.
“Я знаю як треба. А вони не знають як треба, і це не моя робота навчати їх, я витрачу більше часу пояснюючи”
“Вони не хочуть додаткових обов’язків”.
“У них вже багато завдань до роботи”.
“Це моя робота, щоб мислити і придумувати найкращі способи вирішення задач. А їхня робота тільки сліпе виконання моїх вказівок “.
“Вони отримають визнання та славу замість мене”.
“Якщо вони зроблять занадто багато, я можу розглядати це як за недоцільне, потім мені прийдеться їх штрафувати, а я цього не хочу робити, мені складно”.
“Якщо вони роблять це неправильно, це погано відображатиметься на мені”.
“Вони можуть зробити помилки, які завдадуть незворотню шкоду проекту і нароблять збитків компанії”.

Видається, ризики занадто великі? Повірте, особливо коли людина перфекціоніст за характером, то діагноз ЗНАЧНО ще й загострюється. Боятися якраз нічого. Уявіть, що Ви менеджер, Team Lead керівник команди, або просто ментор і Вам дали виховувати новобранця джуна. Оцініть наступні переваги делегування обов’язків:

12 переваг чому варто делегувати обов’язки!

  1. Менеджер може краще керувати своїм часом тим самим підвищити загальну ефективність.
  2. Керівник перестанете топитися у рутинній роботі.
  3. Людині можливість вийти з режиму переходу від кризи до кризи.
  4. Керівник отримає більше часу, щоб стратегічно мислити і планувати майбутнє.
  5. Шляхом делегування обов’язків у керівника з’явиться більше часу зосередитися дійсно на важливій роботі.
  6. Сама команда команда можливість розвивати свої навички та знання, підвищити в рази свою ефективність.
  7. Покращується якість рішень, тому що вони будуть зроблені тими, у кого є найбільше інформації і хто ближче до ситуації.
  8. Дзеркально Менеджер вважатиметеся більш ефективним, оскільки його команда є більш ефективною.
  9. Team Lead виявляє своїй команді довіру та впевненість у них. Підтримує ініціативу і бажання саморозвитку. Мистецтво делегування полягає в умілому поєднанні специфічних методів і знань психології підлеглих, зокрема. Одним словом, шляхом делегування обов’язків , які можуть стати частиною їхніх майбутніх обов’язків, є можливість мотивувати працівників приймати участь в управлінні компанією.
  10. Підвищується рівень відповідальності працівників по відношенню до компанії. І навпаки якщо у виконавця, якому делегують обов’язки невисокої думки про працьовитість свого начальника, то, природно, будь-яке делегування буде сприйняте як ще одна спроба перекласти свої функції на плечі підлеглих.
  11. Менеджер створює a pool of talent, які зможуть розрулити все що завгодно, коли це потрібно.
  12. Керівники нервують, оскільки тепер здавалося би легше посісти їх крісло і зайняти їх позицію? Ви не думайте про таке ніколи, нехай хтось сідає у Ваше крісло, зате Ви підете вище, як керівник який показав себе на відмінно !

Не бійтеся !!! Вивільнений час дозволить знаходити більш важливі і складні ділянки застосування своїх сил, звертатися до нових проблем, які не можна передоручити комусь, і тим самим ще більше підвищувати свою цінність як фахівця.

Уже готові делегувати? Вперед →

Менеджер, приступаючи до поділу праці поміж працівників, повинен заздалегідь чітко визначити обов’язки для кожного виконавця, їхній обсяг і послідовність.

Представляємо кілька порад яким способом мінімізувати ризики:

Правильне делегування завжди має дві сторони:

Перша полягає в тому, щоб знати, що і кому слід делегувати

Тому спочатку слід сформувати такий собі списочок базу даних: рівня кваліфікації, персональних умінь, бажань, результатів оцінки праці й потенціалу кожного працівника, інформацію про його додатково пройдене навчання й курси підвищення кваліфікації, позначити звільнених працівників.

А далі усе просто, дивитеся у свій списочок і делегуєте завдання до рівня на якому Ви очікуєте, що воно успішно буде виконане.

Або інший варіант, якщо керівник бажає публічно засвідчити що він єдиний в розумінні цілей і завдань разом із своєю командою.  Йому слід разом із командою зустрітися на мітингу і провести такий собі дискутон… обговорити разом завдання (tasks) & цілі (goals) розподілити обов’язки хто за що буде відповідати і яким чином буде оцінюватися, вимірюватися хороша робота. В кінці у якості заключної ноти роз’яснити свою роль керівника, яким чином буде взаємодіяти з командою, наглядати та управляти процесами.

Вас може зацікавити допис 200 +  практичних англомовних фраз для використання на Meeting -гах та зустрічах із замовниками

Друга сторона, полягає визначити що саме делегувати

За кожним працівником повинна бути закріплена конкрет­на робота і визначений її зміст. Виконання цієї вимоги перш за все залежить від особистих якостей та від рівня про­фесіоналізму підлеглих. То сформувати по кроках Step -ах…

Кроки делегувати ефективно

1. Окреслити чіткі очікування

Будьте конкретними, зрозумілими та повними щодо завдання, цілей, посадових обов’язків, обмежень, як має виглядати належно виконана робота та як буде оцінюватися ефективність має бути детально описано. Роз’яснено, як відбуватиметься моніторинг прогресу.

Отже, хотілося б додати до цього етапу… Менеджеру керівнику потрібно розвивати уміння формулювати кінцеву мету і проміжні завдання, встановлювати критерії і методи контролю за діяльності виконавця.

2. Надання повноважень.

Обов’язково потрібно надавати авторитет, необхідний для виконання роботи. Нехай усі, хто буде причетний до задачі, дізнаються про делегацію обов’язків і своє підпорядкування. Це може бути зроблено як публічно на мітингу, так і у письмово по емейлу.

Ці повноваження інколи працівникові вкрай необхід­ні для якісного виконання обов’язків. Щоб якийсь колега не висловився, а хто тобі дав право мною керувати? І нашпрацівник не потух й не розпочавши…

3. Надання необхідної підтримки та ресурсів.

Людині яка делегує потрібно надати всю наявну та релевантну інформацію; передавати іншу інформацію, коли вона стає доступною.

4. Відійди з дороги! Не заважай!

Не втручайтесь зайвий раз у процес. Сумніваєтеся? Тоді краще не делегуйте цій людині обов’язків, якщо потрібні постійні коригувальні дії. Не наглядайте надто близько — це деморалізація. І не противтеся, якщо пряме завдання переделегують ще до нижчого рівня, але працівник, який його делегує далі візьме на себе за це відповідальність. Хоча якщо виникнуть проблеми, труднощі, вирішуйте їх вже особисто з тією людиною, кому саме делегували обов’язки сам на сам без поламаного телефону і третіх учасників.

Зробіть це політикою, що якщо хтось створює постійні проблеми, та людина також зі свого боку повинна запропонувати рішення їх подолання. Не можна ставати людиною, яка здатна вирішувати усі проблеми, це знову ж таки означає, що ти робиш за неї її роботу.

5. Підзвітність.

Делегування повноважень означає передачу підлеглим тих прав, які їм необхідні для прийняття рішень у процесі виконан­ня конкретної роботи. Разом з тим, делегування не означає, що вищий керівник зовсім відмовляється від прав і обов’язків вирі­шувати делеговані питання. Керівник несе повну відповідальність за всі дії підлеглих, яким він делегував свої повноваження. Підлеглий у свою чергу повністю відповідає перед керівником як за якість рішень, так і за затримки у рішенні делегованих йому питань.

Менеджер управлінець фактично не втручається в окремі дії підлеглих.

6. Делегувати обов’язки потрібно послідовно.

Делегування повинне бути звичайною практикою, а не лише тоді, коли керівник перевантажений або коли завдання йому неприємні.

Правила поганого тону:

  • Скидати із себе тягар неприємного!
  • Делегувати покарання, дисциплінарні заходи.
  • Делегувати конфіденційні завдання, спеціально призначені завдання та інші делікатні завдання.
  • Поширювати свій вплив на нові галузі в керованих процесах.

Правила видерті із хрестоматійної ІТ книги Тома ДеМарко класика Проектного Менеджменту. Читайте:

Короткий Конспект: Deadline — Бізнес Книга Про Управління Проектами І Людьми

Підсумки:

Якщо все робити самотужки це призневе до зниження якості і затримки виконання робіт, якщо влада в одних руках це знову ж таки затримки у прийнятті рішень.

Якщо Ви бачите, що у Вашій компанії відсутнє делегування повноважень, це значить, не відбувається її якісного і чисельного розвитку як організації. На кожному рівні управління щорічно повторюються ті самі операції, сидять ті ж самі працівники, зберігається та ж продуктивність праці в управлінні.

Для працівників відсутність делегування повноважень вважається породжує безініціативність, утриманство, прагнення максимально обмежити свої функції, моя хата з краю, я нічого не знаю, бачити в кожному непередбаченому дріб’язку привід для звертання за рішенням до боса.

Р.S. Гарний спосіб практикувати делегувати обов’язки, делегувати обо дітям!

Related posts

Leave a Comment

Цей сайт використовує Akismet для зменшення спаму. Дізнайтеся, як обробляються ваші дані коментарів.